Référent (Coordinateur)

Il s’agit uniquement de conseils, à suivre ou pas, mais qui peuvent faciliter grandement la gestion.

• Donnez un nom simple au contrat, suivi d’une donnée permettant de connaitre la période du contrat (année puis, si besoin, le numéro du mois sur 2 chiffres)
  Exemples : « Légumes 2019 », « Pommes 2019-2020 »
  Cela permet aux utilisateurs (référents, trésoriers et admin) de s’y retrouver beaucoup plus facilement lors des recherches.
• Toujours conserver le dernier contrat, même si terminé, pour pouvoir faire Créer à partir de … pour le nouveau contrat
• Lors de la création d’un contrat déjà présent, utiliser le bouton Créer à partir de … qui permet de gagner du temps.
• Pour les contrats avec gestion des paiements :
  • Penser à faire la/les Réception des chèques
  • Penser à faire la/les Remise aux producteurs au moment opportun
• Une fois le contrat terminé, et si ce n’est pas le dernier, archiver le contrat (état = ARCHIVE)

AmapJ propose plusieurs types de contrat.
Chaque type offre des possibilités que vous pouvez découvrir ici.

Le contrat de type « abonnement » est préconisé pour :

• Les contrats ou l’adhérent doit prendre de manière régulière et continu le même produit. Il s’agit typiquement des contrats « légumes » ou « œufs ». Il est possible sur ce type de contrat de définir des jokers.
  Ce contrat est contraignant pour l’adhérent mais le but est avant tout d’assurer au producteur une livraison continue et en quantité constante de ses produits.

Le contrat de type « choix pour chaque date » :

• L’adhérent peut ici choisir, pour chaque livraison, les produits et quantités qu’il désire. Ce type de contrat est le plus souple pour l’adhérent.

Le contrat de type « carte prépayée » :

• Ce type de contrat est très particulier et peu utilisé.

La gestion des paiements semble complexe, c’est pourquoi certaines AMAP créent des contrats sans gestion des paiements, et suivent les paiements sur une feuille excel à coté. C’est possible mais cela annule tout le bénéfice d’une gestion centralisée.

La gestion des paiements peut être effectuée complètement depuis AmapJ, sans être plus contraignante qu’une gestion par feuille excel et avec tous les avantages d’une gestion centralisée.

La saisie des numéros de chèque et nom de la banque n’est pas obligatoire (mais cependant conseillée).

Les contrats légumes peuvent avoir des spécificités particulières comme :

• Plusieurs types de panier, par exemple petit panier (ou demi-panier) et grand panier
• Plusieurs livraisons par semaine, par exemple le mardi et/ou le vendredi
• Panier partagé entre plusieurs amapiens
• Livraison semaine paire ou impaire
• Possibilité pour un adhérent de reporter/déplacer une livraison ?
• Gestion des jokers ?

Chaque spécificité ajoute un degré de complexité dans la gestion des contrats.
Il faut essayer de privilégier la souplesse de gestion, c’est à dire choisir la solution qui permet de répondre à la majorité des cas qui peuvent se présenter. Cette souplesse de gestion peut rendre plus complexe la création du premier contrat, la reconduction de celui-ci sera facilitée.
Il faut également éviter la multiplication des contrats pour un même producteur. Celui-ci va en effet recevoir autant de feuilles de préparation que de contrat et va devoir faire des additions, source possible d’erreurs.

Spécificités et implication dans la gestion des contrats :

• Plusieurs types de panier, par exemple petit panier (ou demi-panier) et grand panier :
  • 1 produit par type de panier.
• Plusieurs livraisons par semaine, par exemple le mardi et/ou le vendredi :
  • Il faut créer tous les produits en double, ceux du mardi et ceux du vendredi.
• Panier partagé entre plusieurs amapiens :
  • Ce cas est un peu particulier et il faut éviter de créer des produits particuliers pour gérer cette situation. Le cas le plus complexe étant un demi-panier partagé; cela impliquerait la gestion de quart de panier.
    Il s’agit d’un accord entre 2 amapiens (ou plus) et il vaut mieux mettre les 2 noms dans la fiche utilisateur, avec les 2 numéros de téléphone. Ils s’entendent entre eux pour déterminer qui vient quand prendre quoi.
• Livraison semaine paire ou impaire :
  • Il faut créer les produits en double, ceux de la semaine paire et ceux de la semaine impaire.
• Possibilité pour un adhérent de reporter/déplacer une livraison ?
  • Si plusieurs livraisons par semaine et possibilité de report sur l’autre jour de la semaine, il faut impérativement un seul contrat pour les 2 jours de livraison.

Quelques conseils :

• Si plusieurs livraisons par semaine, il faut créer le contrat de type abonnement avec livraison chaque semaine, puis rajouter une par une les dates des autres jours de livraison. C’est la partie la plus fastidieuse de la création du contrat !
  Cette opération ne sera à faire que pour la création initiale. Le renouvellement sera facilité.
• Si plusieurs livraisons par semaine ou livraison semaine paire/impaire, et pour simplifier la saisie du contrat au niveau des dates, essayer d’organiser les produits par jour de livraison, ce sera ensuite plus facile pour barrer les dates/produits.
  • Exemple de cas complexe : 2 jours de livraison, petit/grand panier, semaine paire/impaire.
    Voici la liste des 12 produits :
    • Petit Panier Mardi
    • Grand Panier Mardi
    • Petit Panier Vendredi
    • Grand Panier Vendredi
    • Petit Panier Mardi semaine Paire (répétition des 4 produits précédents)
    • Grand Panier Mardi semaine Paire
    • Petit Panier Vendredi semaine Paire
    • Grand Panier Vendredi semaine Paire
    • Petit Panier Mardi semaine Impaire (répétition des 4 produits précédents)
    • Grand Panier Mardi semaine Impaire
    • Petit Panier Vendredi semaine Impaire
    • Grand Panier Vendredi semaine Impaire
  • Vous noterez que les 4 premiers produits sont répétés pour la semaine paire et pour la semaine impaire.
  • Vous pouvez voir sur cet écran à quoi ressemble un tel contrat.
• Pour simplifier la gestion du contrat, vérifier que tous les produits similaires aient le même prix et si possible le même nombre de livraisons.
• Pour barrer les dates/produits, la touche « Tab » permet de passer à la case suivante, la touche « Barre d’espace » permet de sélectionner/désélectionner une case.

Étude de cas :

• 1 livraison par semaine, petit et grand panier avec jockers
  • 1 seul contrat est créé avec 2 produits :
    • Petit Panier
    • Grand Panier
  • le producteur reçoit une feuille de distribution par semaine
• 2 livraisons par semaine, mardi et vendredi, petit et grand panier
  • 1 seul contrat est créé avec 4 produits :
    • Petit Panier Mardi
    • Grand Panier Mardi
    • Petit Panier Vendredi
    • Grand Panier Vendredi
  • le producteur reçoit 2 feuilles de distribution, une pour le mardi, une pour le vendredi
• 2 livraisons par semaine, mardi et vendredi, petit et grand panier, semaine paire et/ou impaire
  • 1 seul contrat avec 12 produits :
    • Petit Panier Mardi
    • Grand Panier Mardi
    • Petit Panier Vendredi
    • Grand Panier Vendredi
    • Petit Panier Mardi semaine Paire (répétition des 4 produits précédents)
    • Grand Panier Mardi semaine Paire
    • Petit Panier Vendredi semaine Paire
    • Grand Panier Vendredi semaine Paire
    • Petit Panier Mardi semaine Impaire (répétition des 4 produits précédents)
    • Grand Panier Mardi semaine Impaire
    • Petit Panier Vendredi semaine Impaire
    • Grand Panier Vendredi semaine Impaire
  • le producteur reçoit 2 feuilles de distribution, une pour le mardi, une pour le vendredi

Les produits dont le paiement s’effectue en fonction du poids final ont une gestion un peu particulière.
Le prix final n’est connu qu’au moment de la livraison mais l’adhérent doit cependant faire les chèques lors de la création du contrat.

Pour le cas particulier des contrats avec une seule livraison, le plus simple est de faire un paiement à la livraison, au prix exact en fonction du poids.
Le référent devra quand même, lors de la livraison, noter les montants des produits pour les reporter dans AmapJ ainsi qu’éventuellement les numéros des chèques et noms des banques (en vue de pouvoir fournir le chiffre d’affaire du Producteur).

Pour les contrats avec plusieurs livraisons, il va falloir gérer les écarts.
Le contrat et en général un contrat de type « choix pour chaque date ».
Pour chaque produit au poids, il faut définir un prix moyen correspondant à un acompte. C’est ce prix que l’adhérent va payer lors de la création du contrat.
(le producteur est le plus à même pour définir le prix moyen, il doit représenter plus de 90% du prix final)
Le producteur doit ensuite noter, lors de chaque livraison et pour chaque adhérent, les prix de chaque produit livré.
En fin de contrat, le producteur doit transmettre au référent un récapitulatif avec, pour chaque adhérent, le montant des chèques d’acompte payés et le montant total des produits livrés.
La différence entre ces deux montants va faire l’objet d’une régularisation.

Pour la régularisation, 2 possibilités :
– soit elle est gérée en fin du contrat en cours
– soit elle sera reportée sur un prochain contrat

La gestion en fin du contrat en cours est théoriquement la plus logique mais pas forcément la plus pratique.
Le producteur fournira le récapitulatif plusieurs jours après la dernière livraison et ne sera pas présent avant la première livraison du contrat suivant.
Cela peut quand même être géré sur le contrat en cours.
Lors de la réception par le référent du récapitulatif envoyé par le producteur, celui-ci informe chaque adhérent du montant de la régularisation. Un chèque est alors émis soit par l’adhérent, soit par le producteur pour solder le contrat. Avoir (positif ou négatif) saisi par le référent dans AmapJ (menu Réception des chèques) pour solder le contrat.

Le report de la régularisation sur le contrat suivant est également possible.
Après réception du récapitulatif fourni par le producteur, le référent doit informer chaque adhérent pour lui indiquer le montant de la régularisation qu’il doit ajouter/déduire du montant du premier chèque sur le contrat suivant.
Dans AmapJ, le référent doit, pour chaque adhérent ayant souscrit au nouveau contrat, effectuer la saisie d’un avoir (positif ou négatif)  (menu Réception des chèques).
La gestion par le référent du démarrage du nouveau contrat doit être rigoureuse. Pour les adhérents qui ne souscrivent pas au nouveau contrat, il faut en effet gérer le solde en passant par une régularisation sur le contrat terminé (et donc un chèque au producteur ou du producteur)

L’ajout d’un nouvel adhérent sur un contrat existant, mais verrouillé, est possible à tout moment mais cet ajout doit être effectué par le référent. Le trésorier ou l’admin peut également effectuer cette opération.

Il faut aller dans la partie REFERENT, menu Gestion des contrats signés, puis Ajouter un contrat signé.

Partie REFERENT, menu Gestion des produits, choisir le Producteur si nécessaire
Si nouveau produit, bouton Ajouter un produit, compléter le formulaire et sauvegarder le produit.

Partie REFERENT, menu Gestion des contrats vierges, sélectionner le contrat, puis Modifier.
Sélectionner Les produits disponibles et les prix puis bouton Continuer. Il est alors possible de rajouter un produit avec son prix (ou modifier le prix d’un produit existant).

La question se pose quand on veut déplacer une livraison sur un contrat de type abonnement, pour pouvoir prévenir les adhérents.

Dans la partie REFERENT, menu Gestion des contrats signés, sélectionner le contrat, puis bouton Télécharger… et choisir La synthèse des distributions en une page.

Il faut alors rechercher les adhérents dont toutes les quantités sont à 0 avant cette date de livraison.

La question se pose quand on veut déplacer une livraison sur un contrat de type abonnement, pour pouvoir prévenir les adhérents.

Dans la partie REFERENT, menu Gestion des contrats signés, sélectionner le contrat, puis bouton Télécharger… et choisir La synthèse des distributions en une page.

Il faut alors, pour la date désirée, trouver les adhérents ayant toutes les quantités à 0.
Étant donné qu’un contrat de type abonnement impose de prendre un produit à chaque livraison, l’absence de produit indique clairement qu’un joker a été posé.

J’entends par « vacance d’un producteur » le fait qu’il prenne des vacances, donc pas de livraison à une date donnée. Cette date n’est souvent pas définitive et elle ne sera connue que quelques semaines avant.

Dans mon exemple je parle d’une semaine de vacance, donc 1 livraison mais la gestion sera la même pour plusieurs semaines de vacances. Il est par contre impératif de connaître le nombre de vacances.

Dans tous les cas, il faut anticiper cette vacance et « réserver » une date, c’est à dire :
1 – soit barrer tous les produits disponibles à cette date de livraison
2 – soit supprimer cette date de livraison
Le résultat concernant le nombre de livraisons du contrat est identique, il y a une date de livraison en moins.

Quelle est la meilleur solution entre 1 et 2 ?

Compte tenu du fait qu’il est impossible de déplacer une date de livraison si la nouvelle date est déjà une date de livraison, la solution n°2 est celle à privilégier.
Si sur vos contrats existants, vous avez choisi la solution n°1, il est toujours possible de supprimer cette date de livraison pour retomber sur la solution n°2.

Si vous devez décaler la date de vacance du producteur, reportez-vous à la question ci-dessous « Comment modifier la date de vacance du producteur ? »

Une date de livraison a été réservée pour la vacance du producteur (elle a été barrée, ou supprimée) mais cette date, définie en début de contrat, n’est pas définitive. Il faut donc le moment venu effectuer des modifications pour mettre à jour cette date de vacance.

Je parle ici d’une semaine de vacance, donc 1 livraison mais la gestion sera la même pour plusieurs semaines de vacances. Il est par contre impératif d’avoir réservé le bon nombre de vacances.

Cette modification va s’effectuer en déplaçant une ou plusieurs dates de livraison.
Plusieurs vérifications sont à effectuer avant d’effectuer ces déplacements :
– si contrat avec jokers, vérifier si des jokers ont été posés sur la ou les dates en question (voir la question « Comment savoir qui à posé un joker pour une date donnée ? »)
– s’il y a de nouveaux arrivants sur la période couverte par les livraisons à déplacer, il faut le gérer (voir la question « Comment connaître les nouveaux arrivants sur un contrat à une date donnée ? »)
– ATTENTION s’il y a des livraisons décalées ou semaine paire/impaire

UNE FOIS TOUTES LES VÉRIFICATIONS EFFECTUÉES, vous pouvez procéder aux changements

ATTENTION : Les jokers présents sur une date de livraison déplacée sont supprimés. Cela crée alors pour l’adhérent un manque de joker.

Plusieurs méthodes sont alors possibles :

1. Déplacement des livraisons entre date de vacance initiale et nouvelle date de vacance
   • Avantages
     • Paraît le plus sûr pour la gestion des nouveaux arrivants mais maigre avantage
   • Inconvénients
     • Plusieurs déplacements de date de livraison
     • Il faut vérifier les jokers sur toutes les dates déplacées
     • Il faut vérifier les nouveaux arrivants sur toutes les dates déplacées
2. Déplacement de la livraison de la nouvelle date de vacance sur la date de vacance initiale
   • Avantages
     • 1 seul déplacement de date de livraison
   • Inconvénients
     • Il faut vérifier les nouveaux arrivants sur la nouvelle livraison
     • Il faut vérifier les jokers sur la date déplacée (avant déplacement)

Méthode 1 :

Pour pouvoir décaler la date de vacance du producteur, il va falloir déplacer les livraisons situées avant ou après la date de vacance initialement prévue, selon que la nouvelle date de vacance se trouve avant ou après celle initialement prévue.

Vacance initialement prévue le 04/10 mais vacance définitive le 25/10

Vacance initialement prévue le 25/10 mais vacance définitive le 04/10

Méthode 2 :

Vacance initialement prévue le 04/10 mais vacance définitive le 25/10

Le choix de la méthode dépend de plusieurs paramètres, propres à chaque gestionnaire.

Pour effectuer les déplacements de date de livraison, aller dans la partie REFERENT, menu Gestion des contrats signés puis sélectionner le producteur et le contrat si nécessaire.
Bouton Modifier en masse… et sélectionnez Déplacer une date de livraison.
Suivez les étapes pour déplacer la date de livraison.

Seul les trésoriers et l’admin peuvent gérer les permanences.
Voir la FAQ partie Trésorier.